Hoe communiceer je via Intranet?
Het hogere doel van bijna elk intranet is mensen binnen de organisatie met elkaar later communiceren. Nou kun je communiceren op verschillende manieren. Ik wil er twee behandelen:
- Van boven naar beneden; De directie kondigt dingen af via het intranet
- Van beneden naar boven; Werknemers geven ideeën door aan hun leidinggevende via intranet
Bepaalde vormen van communicatie passen beter bij het ene bedrijf dan bij het andere. Elke vorm van communicatie heeft zijn eigen voor- en nadelen.
Van boven naar beneden
Er van uitgaande dat de berichtgeving op een leesbare manier geformuleerd zorgt communicatie van boven naar beneden voor verduidelijking. Het wordt duidelijk(er) wat er van iedereen verwacht wordt. Door mission statements, instructies en planningen kan elke werknemer weten wat er van hem/haar verwacht wordt. Dit wordt vooral gebruikt binnen producerende bedrijven en grote lijn-organisaties.
Deze vorm van communicatie stimuleert de werknemers niet tot meedenken. Als een werknemer een idee heeft over bijvoorbeeld efficiencyverbetering dan is zo een organisatie daar meestal niet op ingesteld. Dit zorgt dat er kansen gemist worden.
Kenmerken van dit soort communicatie zijn
- veel mededelingen/memo's vanuit het management
- dikke boeken met exact uitgeschreven handleidingen
Van beneden naar boven
Door actief de mening van werknemers te vragen is het voor een leidinggevende duidelijk wat er leeft onder het personeel. Wat goed gaat en wat er zou moeten veranderen. Ideeën van werknemers kunnen makkelijk doorgegeven worden aan hogere lagen. Dit is een manier van communiceren die de laatste jaren veel meer opkomt. Als je kijkt naar een bedrijf als Google dan wordt dit principe daar overal toegepast. Veel van de ideeën die uitgevoerd worden zijn niet bedacht vanuit het management maar zijn begonnen als een post op hun interne forum. Door meer inbreng te verwachten van werknemers is de poel van ideeën veel groter. Hier moet je wel goed mee om kunnen gaan. Niets is zo demotiverend als een goed idee voordragen waar je vervolgens nooit meer iets van hoort.
Kenmerken van dit soort communicatie zijn
- sociale media zoals blogs, wiki's of een forum
- meestal lichte anargistische bedrijfscultuur
Vergeet hierbij één ding niet: Nederlanders klagen. De kans dat het ooit goed is is helaas erg klein. Probeer dus niet ontmoedigt te raken als niet iedereen deze manier van communiceren ziet zitten of als mensen hun gal gaan spuien.
Welke vorm is beter?
Afhankelijk wat je wil bereiken zul je een keuze moeten maken tussen één van beidde vormen. Of nog beter, een combinatie van beidden. In een tijd die zo snel veranderd als deze kun je het als bedrijf niet meer veroorloven om de signalen van werknemers te negeren. Misschien ligt hier in wel de redding van het bedrijf!