Hoe houd ik mijn intranet actueel?
Dit is een vraag die menig intranet beheer ’s nachts wakker houdt. Zoals met alles is ook hier geen makkelijk antwoord op. Veel is afhankelijk van de organisatie en de aanwezige cultuur. In een bedrijf van vijf man iedereen zo ver krijgen dat alle afspraken met klanten nu in het intranet opgeslagen moeten worden in plaats van op het bureaublad is relatief makkelijk. Een divisie van pakweg 500 man over te laten stappen laten gaan is een veel grotere klus. Ook zul je een definitie moeten maken wat actueel is. Alleen persberichten uit 2005 zijn bijvoorbeeld niet actueel.
Om informatie op je intranet te krijgen zul je de mensen die de informatie hebben moeten aanspreken. Zij moeten hun informatie willen delen via het intranet. Als deze mensen hun medewerking verlenen is het intranet al snel gevuld met zinvolle informatie. De kunst is dan nog wel om dit ook onder de aandacht te brengen bij de andere collega’s. Als je niet kunt zien wat er recent is toegevoegd dan is er niets toegevoegd in de ogen van veel gebruikers. De pagina met recente wijzigingen is vaak de populairste pagina binnen je intranet! Besteed hier dus extra tijd en aandacht aan.
Als je als bedrijf niet dagelijks iets te melden hebt kun je er over na denken om ook een nieuwsbrief te maken met daarin het laatste nieuws. Vanuit de nieuwsbrief kun je linken naar de pagina’s op het intranet. Zo blijf je de informatie onder de aandacht van je collega’s brengen zodat die er hun voordeel mee kunnen doen.
Beleid
Als het management voorstander is van het intranet dan wordt je leven nog iets makelijker. Door in de procedures op te nemen dat bepaalde informatie over bijvoorbeeld projecten gepubliceerd moet worden op het intranet krijg je een grotere stroom met informatie.