Hoe introduceer ik een intranet?

Aan het introduceren van een intranet binnen de organisatie zitten altijd een aantal lastige kanten. Met behulp van onderstaand stappenplan kun je in ieder geval de grootste valkuilen voorkomen. Afhankelijk van de organisatie zullen een aantal stappen misschien meer of tijd kosten dan bij andere organisaties. In het algemeen kunnen organisaties die al meer ervaring hebben met ICT projecten sneller schakelen waardoor de introductie sneller kan dan bij hele traditionele bedrijven.

  1. Beslissen tot invoer. Het is belangrijk dat het management achter de beslissing staat. Als dit niet zo is kun je er beter niet eens aan beginnen. De kans dat het project succesvol is zo klein dat het risico te groot is.
  2. Besluit nemen over functionaliteit en budget. Afhankelijk van het budget zul je meer of minder functionaliteit van het intranet kunnen veroorloven. Bedenk goed wat je nou echt belangrijk vind en deel dit in naar de volgende criteria: ‘Moet hebben’, ‘is handig’ en ‘is wel aardig’.
  3. Pakketselectie. Aan de hand van het stappenplan voor pakketselectie kun je een selectie maken van geschikte pakketen. Uiteindelijk moet hier één pakket uitkomen.
  4. Planning maken. Het hele project staat en valt met de planning. Als je jezelf geen duidelijke lanceerdatum stelt wordt het een gebed zonder einde maar hou ook ruimte voor voortschrijdend inzicht. Als je gedurende het traject geen ruimte hebt om bij te sturen kun je alsnog je doel voorbij gaan.
  5. Bekend maken aan het personeel. Benadruk in de communicatie vooral de nadelen voor het individu. De gemiddelde werknemer maakt het niet uit of het bedrijf denkt 40% te kunnen besparen. Het idee dat de zoekacties 40% vaker nuttige informatie opleveren is dan wel weer aantrekkelijk. Afhankelijk van de cultuur zijn er verschillende mogelijkheden om het nieuws naar buiten te brengen. Een mailtje naar iedereen sturen met daarin in vier regels uitgelegd wat ‘het idee is’ is waarschijnlijk een slecht idee.
  6. Testgroep maken. Stel een representatie testgroep samen die het intranet kan gaan testen als de eerste versie beschikbaar komt. Kies hiervoor niet alleen maar managers maar vergeet de mensen die er uiteindelijk mee moeten werken niet. Maak de groep niet te groot. De meeste testgroepen kunnen bestaan uit drie of vier testpersonen. Deze mensen moeten er wel tijd voor maken en krijgen!
  7. Ontwikkeling. Als het intranet gemaakt wordt door een externe leverancier is nu het grote wachten begonnen. Neem hiervoor ook tijd op in je planning. Het is gebruikelijk dat een intranet wordt opgeleverd in meerdere fases. Na het einde van elke fase kun je er als opdrachtgever naar kijken en mee spelen. Tijdens deze sessies zal de testgroep moeten beoordelen of de opgeleverde functionaliteit voldoet aan de verwachtingen en of alles duidelijk is. Geef de bevindingen ook duidelijk, op papier, aan bij de leverancier zodat hier later geen gedoe over ontstaat.
  8. Feestelijke introductie. Een lancering gaat altijd beter met een feestje. Dit hoeft niet heel groot te zijn maar een borrel ter ere van het intranet is een goed idee. Tijdens de borrel kunnen collega’s een eerste kennismaking doen met het intranet, eventueel geholpen door mensen van de testgroep. Ook is een borrel een ideale gelegenheid om een mensen te bedanken voor hun inzet. Juist die inzet en enthousiasme zijn beslissende factoren in het succes of falen van het intranet.
  9. Evaluatie van gebruik. Een maand of drie na de introductie kun je de balans opmaken van het intranet. Heeft het gebracht wat je er van dacht of blijven de verwachtingen achter. Luister hierbij vooral naar je collega’s en ga niet alleen af op je (subjectieve) eigen mening. Door eerlijk te kijken naar de resultaten kun je bijsturen en zo de organisatie optimaal ondersteunen. Een intranet wat na de introductie nooit meer veranderd qua functionaliteit zal binnen twee jaar achterhaald en afgeschreven zijn. Stel samen met bijvoorbeeld de testgroep een lijstje met punten op die verbeterd kunnen worden.
  10. Verbeteringen doorvoeren. Als je budget hebt gekregen voor wijzigingen dan kun je aan de hand van de lijst met verbeteringen het intranet fine-tunen. Dit is een continue proces waar je regelmatig tijd voor moet nemen.

Communicatie

Tijdens het hele proces is het belangrijk je collega’s op de hoogte te houden van de vorderingen. Als er in een achterkamertje ergens een nieuw systeem gemaakt wordt waar niemand ooit van gehoord heeft dan is het niet vreemd dat niemand het wil gebruiken. Door mensen actief te betrekken zal de acceptatiekans veel hoger liggen. Je kunt denken aan regelmatig nieuwe screenshots of informatie over de voortgang te laten circuleren. Dit kost je tijdens het proces iets meer tijd maar die tijd win je later zeker terug!