Hoe kies ik een intranet?

Een intranet is een softwarepakket. Net zoals de meeste softwarepakketten zijn er concurrerende pakketten op de markt die allemaal hun eigen voor en nadelen hebben. Je hebt pakketten die specifiek voor een bepaalde doelgroep gemaakt zijn dus het is handig om vooraf goed na te denken wat je wilt. Een intranet wat gemaakt is voor een organisatie met meer dan 1.000 werknemers zal waarschijnlijk overkill zijn als u met tien man op kantoor zit. Andersom heeft een pakket dat gemaakt is voor het midden en kleinbedrijf misschien wel te weinig instelmogelijkheden voor een multinational.

Een selectie van pakketleveranciers kunt u vinden op de pagina met pakketten en leveranciers.

Om een pakketselectie te maken is het handig om de volgende vragen te beantwoorden

  1. Wat is mijn budget? Een softwareproject wordt snel een bodemloze put. Bedenk goed wat je uit wil geven aan aanschaf- en installatiekosten en wat het jaarlijkse onderhoud mag kosten. Zeker de grotere pakketten hebben jaarlijkse licentiekosten die betaald moeten worden.
  2. Hebben wij op dit moment ergens in onze organisatie al een intranet draaien? Aansluiten bij een intranet van een andere afdeling kan veel voordelen hebben. Zo is het makkelijker om informatie met die andere afdeling te delen omdat beidde afdelingen met hetzelfde pakket werken. En het draait al dus de implementatie is lekker snel.
  3. Heb ik op dit moment een relatie met een leverancier die zo een pakket aanbiedt? Samenwerken met een bestaande leverancier die het bedrijf ken heeft een hele hoop voordelen. Advies van zo een bedrijf zal meer toegesneden zijn op uw situatie en is minder een standaard verhaal.
  4. Wat voor functionaliteit wil ik de gebruikers van het intranet bieden? U kunt denken aan documentbeheer, knowledge base, forum, chatfunctie etc.
  5. Moet het intranet hier lokaal draaien of moet dat extern draaien? Als je als bedrijf geen systeembeheerder hebt dan is het handig om het intranet extern onder te brengen. Zo heb je er zelf geen omkijken naar terwijl het wel (bijna) altijd beschikbaar is. Overleg hierover met uw leverancier.
  6. Wil ik bepaalde informatie alleen beschikbaar stellen aan bepaalde groepen gebruikers of mag iedereen alles zien? Afhankelijk van je keuze heb je een vorm van gebruikersbeheer nodig. Hoe groter het pakket hoe meer instelmogelijkheden het heeft.
  7. Wil ik de inhoud personaliseren aan de hand van een gebruikersprofiel of krijgt iedereen hetzelfde te zien? Als er meer dan 10.000 pagina’s met informatie beschikbaar zijn dan kan een gebruiker makkelijk verdrinken in de berg met gegevens. Door met gebruikersprofielen te werken kun je die 10.000 pagina’s vaak terugbrengen tot honderd, voor die gebruiker, relevante pagina’s. Je collega’s zullen je dankbaar zijn!

Voor als u echt geen keuze kunt maken

Als u echt geen keuze kunt maken voor een standaardpakket omdat uw wensen zo specifiek zijn dan kunt u altijd kiezen voor een maatwerk oplossing. Veel software leveranciers kunnen hun pakket aanpassen zodat het voldoet aan uw wensen en organisatie. De prijs hiervan kan behoorlijk oplopen dus het loont om meer dan één offerte aan te vragen.

Mocht u zelf handig zijn met computers en zelf wat in elkaar draaien kijk dan goed uit! Een intranet maken is nog een vak apart. De meeste pakketten hebben een hele reeks aan handige functies die u waarschijnlijk lastig in uw eigen gemaakte pakket kunt krijgen. Ook iets als beveiliging van informatie is een onderwerp waar u dan goed over na moet denken. En bedenk dit. Zelf iets maken is alleen gratis als uw tijd waardeloos is.